PROGRAMACIÓN DE FORMACIÓN: TÉCNICO EN SISTEMAS
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
APRENDIZ: JUAN SEBASTIÁN ACOSTA SÁNCHEZ
IBAGUÉ
INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSÉ JOAQUÍN FLÓREZ
HERNÁNDEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
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Dar formato a una tabla de Excel
Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos)
predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de
la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de
tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados,
puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.
Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos
rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales,
la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.
Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla
Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos)
predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de
la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de
tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados,
puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.
Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos
rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales,
la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.
Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla
Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla
- En la hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas al que desea aplicar rápidamente el formato de tabla.
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
- En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
SUGERENCIA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una vez creados.
- En la hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas al que desea aplicar rápidamente el formato de tabla.
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
- En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
SUGERENCIA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una vez creados.
Aplicar un estilo de tabla una tabla existente
- En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar un estilo de tabla.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
- En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
SUGERENCIA Utilice los botones de flecha para desplazarse por los estilos de tabla disponibles.
- Haga clic en el botón Más y, a continuación, en Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
NOTA Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos de tabla estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de tabla del grupo Estilos de tabla.
SUGERENCIA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una vez creados.
- En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar un estilo de tabla.
- En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
SUGERENCIA Utilice los botones de flecha para desplazarse por los estilos de tabla disponibles.
- Haga clic en el botón Más y, a continuación, en Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
NOTA Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos de tabla estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de tabla del grupo Estilos de tabla.
SUGERENCIA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una vez creados.
Crear o eliminar un estilo de tabla personalizado
IMPORTANTE Los estilos de tabla personalizados que cree se almacenarán únicamente en el libro actual y, por tanto, no estarán disponibles en otros libros.
IMPORTANTE Los estilos de tabla personalizados que cree se almacenarán únicamente en el libro actual y, por tanto, no estarán disponibles en otros libros.
Crear un estilo de tabla personalizado
- Para crear un estilo de tabla personalizado, siga uno de los procedimientos siguientes:
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
Seleccione una tabla existente para mostrar las Herramientas de tabla y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón Más
- Haga clic en Nuevo estilo de tabla.
- En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo de tabla.
- En el cuadro Elemento de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para dar formato a un elemento, haga clic en él y luego en Formato.
- Para quitar el formato existente de un elemento, haga clic en el elemento y luego en Borrar.
- En las fichas Fuente, Borde y Relleno, seleccione las opciones de formato que desea aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
SUGERENCIA En Vista previa puede ver cómo los cambios de formato realizados afectan a la tabla.
- Repita los pasos 4 y 5 para todos los elementos de tabla que desea personalizar.
- Para utilizar el nuevo estilo de tabla como estilo de tabla predeterminado en el libro actual, active la casilla de verificación Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado para este documento.
- Para crear un estilo de tabla personalizado, siga uno de los procedimientos siguientes:
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
- Haga clic en Nuevo estilo de tabla.
- En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo de tabla.
- En el cuadro Elemento de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para dar formato a un elemento, haga clic en él y luego en Formato.
- Para quitar el formato existente de un elemento, haga clic en el elemento y luego en Borrar.
- En las fichas Fuente, Borde y Relleno, seleccione las opciones de formato que desea aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Repita los pasos 4 y 5 para todos los elementos de tabla que desea personalizar.
- Para utilizar el nuevo estilo de tabla como estilo de tabla predeterminado en el libro actual, active la casilla de verificación Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado para este documento.
Seleccione una tabla existente para mostrar las Herramientas de tabla y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón Más
SUGERENCIA En Vista previa puede ver cómo los cambios de formato realizados afectan a la tabla.
Eliminar un estilo de tabla personalizado
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
- En Personalizado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el estilo de tabla que
- desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
NOTA Todas las tablas del libro actual que utilizan ese estilo de tabla se mostrarán en el formato
de tabla predeterminado.
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
- En Personalizado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el estilo de tabla que
- desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
NOTA Todas las tablas del libro actual que utilizan ese estilo de tabla se mostrarán en el formato
de tabla predeterminado.
Quitar un estilo de tabla
- En la hoja de cálculo, seleccione la tabla de la que desea quitar el estilo de tabla actual.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
- En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tablas, haga clic en el botón Más.
- Haga clic en Borrar.
SUGERENCIA La tabla se mostrará en el formato de tabla predeterminado.
NOTA Quitar un estilo de tabla no quita la tabla. Si desea trabajar con sus datos en una tabla,
puede convertir la tabla en un rango normal.
- En la hoja de cálculo, seleccione la tabla de la que desea quitar el estilo de tabla actual.
- En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tablas, haga clic en el botón Más.
- Haga clic en Borrar.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
SUGERENCIA La tabla se mostrará en el formato de tabla predeterminado.
NOTA Quitar un estilo de tabla no quita la tabla. Si desea trabajar con sus datos en una tabla,
puede convertir la tabla en un rango normal.
Seleccionar opciones de estilos de tabla para dar formato a los elementos de una tabla
- En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar opciones de estilos de tabla.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
- En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para activar o desactivar la fila de encabezado, active o desactive la casilla de verificación Fila de encabezado.
- Para activar o desactivar la fila de totales, active o desactive la casilla de verificación Fila Totales.
- Para mostrar un formato especial para la primera columna de la tabla, active la casilla de verificación Primera columna.
- Para mostrar un formato especial para la última columna de la tabla, active la casilla de verificación Última columna.
- Para mostrar las filas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la lectura, active la casilla de verificación Filas con bandas.
- Para mostrar las columnas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la lectura, active la casilla de verificación Columnas con bandas.
- En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar opciones de estilos de tabla.
- En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para activar o desactivar la fila de encabezado, active o desactive la casilla de verificación Fila de encabezado.
- Para activar o desactivar la fila de totales, active o desactive la casilla de verificación Fila Totales.
- Para mostrar un formato especial para la primera columna de la tabla, active la casilla de verificación Primera columna.
- Para mostrar un formato especial para la última columna de la tabla, active la casilla de verificación Última columna.
- Para mostrar las filas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la lectura, active la casilla de verificación Filas con bandas.
- Para mostrar las columnas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la lectura, active la casilla de verificación Columnas con bandas.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
Formato de celdas en Excel 2013
Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
- En la Cinta de opciones.
- En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
- En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:
Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:
- Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
- Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
- En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.
Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:
Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.
Cambiar la fuente
De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:
- En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.
- La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
- El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuración.
Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:
Alineación de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.
- Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
- Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.
- Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha.
- Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
- Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.
- Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.
Relleno de una celda
Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color.
Bordes de una celda
La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:
Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de diálogoFormato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.
Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:
Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.
También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opciónCombinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.
El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de los mismos.
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